メールの限界

メールのやりとりでトラブルが起きることがありますが、解決するためには、メールの限界を知っておくことが必要です。

1.メールは、確実に届くものではない
と書くと、最近メール(PC、携帯など)を使い始めた人には「??」と思われるかもしれませんが、古くから(1990年代初頭)メールを使っている人には、これは常識でした。以下は、技術的な事柄になるので、できるだけわかりやすく説明します。
メールについては、基本的にインターネットメール方式がPC、携帯ともに使われています。インターネットメール方式というのは、相手の端末(PC、携帯など)の電源が入っていようとなかろうと、メールを相手のメールサーバーまで届ける仕組みになっているので、端末にメールが届いているか否かにかかわらず、メールサーバーまでメールが届いていればメール受信したと判断する方式です。
なので、端末にまでメールが届いているという保障はありません。
さらに、端末のトラブルがあると、サーバーから端末にきちんと受信できていないということもおきます。
こういったことがおきないメールシステムを作ろうとすると、大変コストが高いものになるため、一般の人が使えるメールシステムにはならなくなります。これは、交通事故ゼロの車を作ることが大変難しいのとよく似ています。
最近では、インターネットプロバイダ、携帯会社の努力によって、メールが届かないということは非常に少なくなってきていますが、あくまでも非常に少ないということであって、ゼロではないということです。
PCのメールソフトによっては、「開封確認をリクエストする」というオプションの付いているものがありますが、これは上記の問題を少しでも解決しようとするために出来たもので、メールの受信者がそのメール開封した(ただし、読んでいるという保障はない)ことを返信メール確認するものです。トラブルが起きている場合は、この返信メールすら届かないということも考えられます。
また、時々見られるのが、PCのトラブルで、きちんと受信したメールを読むことができなくなったり、メールのどこまでが受信済みで、どこからが未受信なのかが分からなくなるケースです。
なので、メールを送ったけど、返信がないような場合、技術的なトラブルが起きている可能性もあるので、メールが届いているかを確認することが大切です。
その場合に、さらにメールを送って確認するのではなく、電話やFAXなど別の手段を使う方が(技術的なトラブルが起きている場合)確実に確認できます。
笑い話ですが、昔のメールは途中でメールが行方不明になる確率は今より高かったため、メールを送った後に、電話で「メール届いてる?」とわざわざ確認していたくらいです。

2.メールは、確実に読んでくれるわけではない
メールを送ったのに、読んでくれないケースとしては、
(1)メールが届いていない(上記のケース)
(2)間違えて、読み飛ばしてしまっている
(3)忙しくて、まだ読んでない
(4)不在のため、まだ読んでいない
(5)間違って迷惑メールフォルダに入ってしまっている
などがあります。
(2)のケースは、沢山メールを受信している人や、忙しい人の場合に起きます。
おかしいなと思ったら、文脈を見て、以前送ったメールを読んでいるのかどうか、確認することが大切です。
(3)、(4)のケースは、送ったものの、まだ読んでくれていないのに対して、送った人がはやく読んでほしいと思っているケースで、メールでの連絡・会話のトラブルの原因となりやすいものです。
(5)は最近多いですが、間違って迷惑メールと判断されてしまっているケース。

3.重要な話、デリケートな話はメールではしない
これらを見ても分かるとおり、電話では会話をすることで相手の状況を即座に判断できるのに対して、メールでは相手の状況を判断することが難しいため、重要な話、デリケートな話をするのには向いていません。
重要な話、デリケートな話をするときは、直接会って話すか、会うのが難しい場合は電話にするかのどちらかにしてください。メールで話をすると、間違い、こじれ、誤解の元になります。

コメント

  1. みやた より:

    メールはねぇ。
    いろいろ反省することが多いです。
    ある意味、一方通行的なやり取りになり易いので
    勝手な内容になってしまって、後で相手に申し訳なく思ったり。
    トラブルでも何でもいいから、届かないでくれ!
    なんて思ったこともありました^_^;
    誤解が生じやすいと言うのは、とても良く分かります。

  2. じゅんこ より:

    今も、仕事上、上司に当たる人とのメールをやりとりしていたところですが、この人とはどうも意志の疎通が図れません。直接会って話していても誤解されることが度々あって、悲しくなるのですが、メールはまたさらに・・・。
    文字で書くほうが気持ちが乗ることは重々分かっているのですが、どうしても「スピード」を要求される世の中なので、ついついメールに頼ってしまいます。でも、誤解されて何度も言い訳めいたメールを送ると、結局は二度手間三度手間。
    便利なようで不便な道具だということを覚悟の上で、使わなくちゃ、ですね。
    今、ふと思ったのですが、手紙よりもメールのほうが「ネガティブな気」を運びやすいですか?

  3. 八雲 より:

    みやたさん
    メールは便利だけど、シチュエーションによって他の手段を使った方が良いことも多いので、状況によって使い分けることが大切ですね。
    じゅんこさん
    手紙よりもメールのほうが「ネガティブな気」を運びやすいですか?
    メールした相手の思考パターンがネガティブに振れやすい場合は、会話よりメールや手紙の方がネガティブになりやすいという傾向はあると思います。
    会話であれば、声の調子や表情で言葉を補足できるのですが、メールや手紙では、そういったことがない分、相手の思考パターンに左右されやすくなりますね。